1. La personne qui se voit confier une course et qui accepte de l’organiser doit se sentir capable d’en prendre la responsabilité en fonction du but proposé.

2. L’organisateur de course qui a accepté sa mission ne peut plus se récuser. Si un motif important l’oblige à renoncer à l’organisation, il doit trouver lui-même son remplaçant et en aviser à temps le Président.

3. L’organisateur de course doit préparer la course et se documenter à l’avance (difficulté, descriptif, carte topographique, horaires, équipement, hébergement, etc.).

4. L’organisateur de course établira une feuille d’inscription en s’assurant :

· De l’inscription et de la signature de la feuille d’inscription de chaque participant.

· Des aptitudes techniques, physiques et psychiques des participants.

· De l’adéquation des participants aux difficultés de la course.

5. L’organisateur de course donnera à temps tous les renseignements utiles, soit :

· Le lieu et l’heure de rendez-vous.

· L’heure de départ.

· Les moyens de transport.

·La fiche technique détaillée de la course (cotation de difficulté, dénivellation, altitude, durée, référence à un guide, etc.).

·L’équipement nécessaire (matériel de randonnée, baudrier, crampons, piolet, DVA, sonde, pelle, cordes, lampe frontale, matériel d’assurage, etc.).

· Le ravitaillement utile (pique-nique, repas en refuge).

· Le budget estimé.

· Les coordonnées téléphoniques du refuge, de la cabane ou de l’hôtel.

6. Pour les déplacements en voiture, l’organisateur de course devra :

· S’enquérir des véhicules disponibles.

· Répartir les participants dans chaque véhicule.

· Fixer le montant du transport à verser au conducteur selon le prix au kilomètre et les péages autoroutiers.

· Encaisser l’argent et le remettre aux conducteurs des véhicules.

7. Le jour de la course, l’organisateur de course devra :

· Connaître les bulletins de météo, d’avalanches et d’enneigement.

· Assurer les contrôles techniques : équipement, DVA, encordement.

· Garder le contact avec chaque participant pendant la course.

· S’assurer que les participants respectent les directives données.

8. Après la course, l’organisateur de course établira un rapport écrit pour le Piolutien qu’il enverra rapidement à la rédaction du journal. Il en parlera également à l’assemblée mensuelle.

9. L’organisateur de course doit se conformer à l’aide-mémoire défini au verso de la feuille d’inscription.

 AVANT LA COURSE

1. Préparer la feuille d’inscription et collecter les inscriptions (la feuille doit si possible circuler durant les 2 assemblées mensuelles précédant la course).

2. Donner le texte de présentation de la course aux rédacteurs du Piolutien de manière qu’il paraisse dans le journal précédant la course et sur le site Internet du club.

3. La feuille d’inscription et le descriptif doivent informer sur la course, le coût, la difficulté, le matériel nécessaire, l’heure de rendez-vous, l’organisateur et le délai d’inscription.

4. Faire les réservations nécessaires (hôtel, cabane, restaurant).

5. Prévoir les chauffeurs et véhicules.

6. Chaque fois que cela est possible, faire le nécessaire pour obtenir un billet collectif pour les transports (trains, téléphériques).

7. Prendre et vérifier le matériel collectif. (cordes glaciers/escalade, pelles, sondes, vis à glace, coinceurs, DVA, etc.).

8. Se renseigner sur les conditions d’accès, sur celles de course et sur le dernier bulletin météo et avalanches.

9. Préparer une description précise de l’itinéraire et de sa difficulté.

10. Prévoir un programme de rechange en cas de mauvais temps ou de conditions défavorables.

11. Connaître les moyens et les manières de déclencher les secours durant la course.

PENDANT LA COURSE

1. Renseigner les participants sur l’itinéraire, les conditions de course et s’assurer que chaque participant connaisse les numéros d’appel d’urgence.

2. Donner les dernières prévisions météo et avalanches.

3. Distribuer le matériel collectif en fonction de la course.

4. S’assurer que les participants aient tout le matériel personnel nécessaire (couteaux, crampons, baudrier, lampe frontale, piolet, etc.).

5. Contrôler les DVA selon le mode d’emploi et l’encordement.

6. Garder le contact en permanence avec tous les participants, au besoin en sollicitant l’aide d’un participant.

APRES LA COURSE

1. S’assurer que tout le groupe soit de retour.

2. Reprendre et contrôler le matériel collectif.

3. Faire les comptes des frais (voiture, cabane, etc.).

4. Indemniser les chauffeurs selon le calcul prévu. (Voire exemple)

5. Ramener immédiatement tout le matériel collectif chez Univers Sport et le ranger proprement.

6. Faire un  rapport de course détaillé pour le journal et le site Internet.

7. Faire un rapport succinct à la prochaine assemblée mensuelle.

Exemple de calcul pour les déplacements en voiture

Données : 100 km, 15 participants y.c. chauffeurs, 4 voitures.

Calcul : 100 x 0.50 frs = 50.- frs + frais d’autoroute 12.- frs = 62.- frs par voiture.

4 voitures x 62.- frs = 248.- frs : 15 participants = 16.55 frs par participant y.c. chauffeur.

Aide-mémoire pour l’organisateur de courses

Cahier des charges de l’organisateur de courses